主管部門要注重產品質量檢驗儀器材料歸檔范圍的建立，并設專人負責對產品質量檢驗儀器建立管理臺賬。(1)詳細登記儀器名稱、型號、生產廠名稱、出廠編號、測量范圍(量程)、精度(分辨力)、購入日期、購入狀態(tài)、購入費用、管理編號、使用部門、操作人、用途、狀態(tài)(在用/停用)、計量檢定周期、計量檢定單位/部門、上次計量檢定日期、檢定結果、歷次計量檢定記錄(日期與結果)、等級(貴重、主要、一般)、檔案編號等。(2)儀器說明書及軟件等。(3)儀器升級改造記錄。(4)儀器維護記錄。(5)儀器設備使用過程中產生的其他材料。
二是對儀器設備進行分類管理。
由于儀器品種多樣、型號不一、購進日期不同、校準周期和維護日期也不同，所以，對儀器設備可以分為大型、中型、小型儀器，也可以按儀器的價值進行分類管理，并從儀器的用途上分為檢驗儀器、輔助檢驗儀器等。
三是儀器設備的日常使用和維護。
建立完善的儀器設備使用、維護、維修程序，實驗室人員必須按照質量手冊要求，操作儀器設備做到持證上機，操作規(guī)范，認真填寫使用記錄;確定儀器設備狀態(tài)標識的管理;加強儀器設備的維護、維修，損壞及時登記，報修并有維修記錄，使儀器設備在運行過程中避免重大事故，定期維護保養(yǎng)，使儀器設備處于最佳的運行狀態(tài)。
儀器設備的日常維護是保證儀器設備量值穩(wěn)定、可靠的常用手段。特別是對大型儀器設備要注意防塵、防潮、防霉、防曬。要采取相應有效的措施確保儀器不受外來因素的影響而造成損壞。有些儀器設備對環(huán)境溫度波動有較嚴的要求，要定期檢查恒溫設備是否正常運行。定時對儀器設備易磨損部件進行調試，對滑動和轉動部件進行潤滑，對易松動部件進行檢查和緊固。對應用軟件要求避免感染病毒。定期對儀器設備進行軟件更新和升級換代，提高儀器的使用壽命。
儀器設備保管這一塊是非常重要的，所以必須有專人負責，并且要做好設備儀器的分類工作，詳細內容包括下面這七點：
01.要認真做好各類儀器的維護、保養(yǎng)工作，試驗儀器要專人管理。
02.對精密儀器要分類，各儀器要定期標定檢測。
03.做好各類儀器的使用、移動及檢定記錄。
04.沒有正常手續(xù)任何儀器不得外借。
05.儀器要規(guī)范存放，保持清潔整齊。
06.領用歸還儀器要檢查有否損壞，發(fā)現損壞立即上報，并及時修復。
07.實驗人員負責儀器的日常保管工作。
對于儀器設備維護方面，主要是以下5點：
01.實驗人員使用儀器前，應熟悉其性能、原理及操作程序，嚴禁違章操作。
02.非實驗人員不得使用儀器。
03.實驗人員除按周期檢修外，還應不定期檢查儀器設備狀況，發(fā)現不正常的儀器要及時檢修。
04.非計量檢測或維修人員不得隨意拆卸、調整移動儀器。
05.按周期維修的設備，到期必須及時保養(yǎng)或修理，不得隨意延長使用時間。
4、儀器設備的期間核查
期間核查情況應記錄并歸檔。期間檢查中發(fā)現設備運行有問題時，應停用保修，對運行有問題的設備所涉及檢測結果有效性有影響時，應對檢測項目進行重新檢測。
5、使用人員的資質管理
對人員管理涉及到三個方面：
首先，必須參加過本單位組織的檢測設備的使用培訓;
其次，對操作設備涉及到的各個方面包括設備的工作原理、操作規(guī)程、技術性能等方面要有全面、詳細的掌握;
最后，對設備的維修保養(yǎng)方面的知識和技能也要有所了解。
合格是指操作人員取得了檢定資格證書，具備了一定的操作資格，唯有經機構領導的批準才可以真正的實現上崗，才可以有資格對關鍵的檢測設備進行操作。
6、易出錯點總結
通常獲證實驗室在儀器設備管理上容易出現的失誤或疏忽有以下幾種情況：
1、應當送檢或自行校準的儀器設備未按規(guī)定及時檢定校準或自校準；（如遺忘、疏忽，或應檢定多個項目的，實際檢定校準項目不全，或校準、測試證書所出具的量程范圍不符合檢測規(guī)范標準要求（不全或某些量程不夠））
2、未在儀器設備的顯要位置或明顯位置粘貼計量認證標識或填寫不規(guī)范、不全；
3、未按照規(guī)定程序步驟進行管理或未留下當時的證據（記錄、購貨合同、發(fā)票等）；
4、在規(guī)定的記錄上未按照體系文件要求，由責任人親筆手簽姓名和日期（如姓名打印、無審核審批人簽字，僅有一人簽署驗收記錄等）；
5、未逐臺建立儀器設備損壞、故障、改裝或修理記錄；
6、未填寫購入日期、啟用日期以及儀器設備目前的放置地點；
7、僅有本實驗室的自編號，未建立儀器設備出廠編號與實驗室自編號之間的對應追溯關系；
8、使用記錄和維護記錄混為一個；（使用記錄是在現場由使用人在儀器設備使用前后填寫其工作狀態(tài)，平時保存在儀器設備附近的桌（工作臺）面上或抽屜內。而維護記錄是按照規(guī)定維護頻次由維護人在進行維護之后由維護人或儀器設備管理員填寫實際發(fā)生的維護保養(yǎng)情況，保存在儀器設備檔案內。）
